Una manera de que no nos pase es acostumbrarnos a utilizar los grupos de contactos dónde solemos relacionar contactos por un criterio común. GMail permite administrar nuestros propios de grupos de contactos, que podemos utilizar a la hora de simplificar el envío de un correo electrónico (aún más ^^).
Todo lo que tenemos que ir es a la pestaña ‘Contactos‘ de nuestro GMail, seleccionar aquellos contactos que queramos incluir en un mismo grupo (aunque todavía no lo tengamos creado). En el caso de tenerlo creado ya, simplemente lo seleccionaremos; en el caso de no tenerlo aún, lo crearemos en ‘Crear nuevo‘.

Una vez incluidos, redactamos un nuevo correo electrónico y en el recuadro del destinatario escribimos el nombre del grupo al cual queremos enviar el e-mail.

Eso es todo! Una manera rápida y sencilla de enviar un correo electrónico a varias personas. Espero que os sea útil este pequeño truco. Ya me contaréis!

En otras ocasiones he comentado que me encantan las herramientas que nos propone Google para nuestro día a día -unas muy buenas y otras con concepto un poco diferente al que estamos acostumbrados-. Soy de las personas que tanto en el trabajo como en la vida personal me encanta estar al tanto de todo lo que pasa, y por eso estoy ‘siempre’ conectada en muchos sitios a la vez. Por esto mismo necesito ordenar de alguna manera toda la información diaria que recibo.
En el tema de los correos electrónicos me pasa lo mismo. Intento tenerlos mínimamente  ordenados y clasificados mediante el uso de etiquetas y otras prácticas, y en el caso de necesitar alguno concreto me gusta tenerlo con el mínimo número de clics posible. Tener múltiples bandejas de entrada me ayuda a encontrar ciertos emails con etiquetas destacadas (o las más usadas) con un sólo vistazo, sólo tengo que indicar aquellas que más me interesan y se abren otras bandejas además de la bandeja de entrada general.

Para poder utilizar esta funcionalidad tendréis que activarla desde Labs para Gmail (no en todas las cuentas aparece de la misma manera, pero lo podéis encontrar tanto con un icono verde en forma de matraz -química- o acceder desde el menú de ‘Configuración’). Tenéis que buscarlo con el nombre de ‘Múltiples bandejas de entradas’ o ‘Multiples Inboxes’, dependiendo el idioma en el que tengáis la cuenta; en mi caso, estará en inglés. Clicáis sobre la opción para activarla, y guardáis los cambios.

En Labs podréis encontrar otras muchas pequeñas funcionalidades para poder adaptar Gmail a vuestros usos y costumbres diarios. Os recomiendo que os déis una vueltecita, aunque sólo sea para cotillear . A ver si otro día puedo hacer una recolecta con los extras más interesantes.

Ya la tengo activada, ¿cómo la configuro?

Si volvéis a entrar en el menú ‘Settings’ -Configuración, si lo tenéis en castellano- veréis que se ha añadido un submenú nuevo: Multiples Inboxes. Como podéis comprobar, en este nuevo submenú podréis configurar las bandejas que necesitéis de una manera rápida:

1. Insertamos unos parámetros concretos de búsqueda. Esta puede ser la parte más complicada si eres un usuario básico, pero no hay nada que una rápida búsqueda te pueda dar. Hago un inciso para mostraros alguna sintaxis:
   ¿Cómo podemos utilizar la búsqueda avanzada?
   - El primer paso es conocer algunos de los operadores que podemos utilizar. Podemos buscar, por ejemplo, por quién nos ha enviado un correo electrónico (operador from), o por quién lo ha recibido (operador to). Otra manera de filtrar mensajes es por su estado (operador is) o por etiqueta (operador label). Más adelante intentaré mostraros un poco más las opciones que hay, pero de momento os dejo un enlace a la documentación oficial de Google para que podáis consultarla para tener más detalles.
   - El segundo paso es saber qué tipo de emails queremos destacar en la nueva bandeja y nos ponemos en el caso de que queremos una bandeja específica para una etiqueta concreta. Lo que escribiríamos en el recuadro de configuración sería lo siguiente -> operador : regla ->’ label: nombre-etiqueta ‘. Podéis verlo en la imagen que se publica más abajo, cómo una aplicación real.
   NOTA: Sólo comentaros que el nombre de etiqueta que hayáis creado desde la configuración de etiquetas (Settings>Labels) a utilizar por las reglas de búsqueda avanzada debe ser en minúscula y en el caso de que contenga espacios, se substituye por un guión ‘-‘. De tal manera que si tenemos una etiqueta que se llama ‘Vacaciones 2010′, tendremos que escribirla como ‘vacaciones-2010′.
2. Insertamos un título que aparecerá en el panel cuando se cargue la bandeja. En su defecto aparecerán los parámetros que hayamos introducido en el punto nº1, como nombre de la bandeja.
3. Escogemos el número de ítems a mostrar por bandeja. Por defecto son 9.
4. Indicamos la posición dónde queremos que aparezca la nueva bandeja. Arriba o abajo de nuestra bandeja de siempre, o en la parte derecha. Ésta última opción puede llegar a ser útil cuando trabajamos en grandes pantallas o cuando no empleamos grandes cadenas de etiquetas, ya que reduce el ancho del espacio a la mitad y por lo tanto no caben tantas palabras (a veces necesarias para diferenciar según que correos electrónicos).

Hasta aquí mi aportación de hoy. Dejo pendientes dos temas: Configuración de etiquetas y creación de filtros, y parámetros de búsqueda más extenso; si alguien necesita más información, no dudéis en dejar un comentario. Os responderé lo antes posible.

Espero saber cómo os ha ido. Un saludo

Captura de pantalla aviso Gmail

Otras de las novedades que podréis ver son las siguientes:

• Mail, Contacts y Tasks se han movido a la parte superior izquierda de la página. Realmente hasta ahora yo no le daba mucho uso a dichos enlaces a no ser que necesitara cambiar alguna cosa de mis contactos. Creo que el cambio de posición de los links es bueno ya que permite llegar a verlos en un primer vistazo a la página; algunos somos un poco vagos a la hora de utilizar las cosas si realmente no las encontramos a la primera. Quizás vaya siendo hora de ser una usuaria más frecuente del Tasks del webmail…
• ‘Componer mensaje‘ es ahora un botón y no un link como lo era hasta ahora. Yo personalmente nunca he tenido mucho problema para poder encontrar el enlace anterior, pero si es cierto que al principio siempre acababa clicando sobre la ‘Bandeja de entrada‘ en vez de en el ‘Componer mensaje‘. Cambio bien visto y muy positivo de cara a la experiencia del usuario.
• El ‘selector de mensajes‘ (todos, ninguno, no leídos, leídos…) ya no son un conjunto de enlaces puestos encima del listado de emails, si no que ahora están en un botón desplegable con todas las opciones. Reconozco que siempre me ha costado un poco el uso de los enlaces anteriores ya que creo que no tenían toda la visibilidad que se merecían y necesitaba de varios clics para poder seleccionar todos los ‘mensajes no leídos’ para poder cambiar su estado. Creo que el botón es muy útil ya que le da la visibilidad de la que hablaba y consigue agrupar todas las acciones anteriores en una sola, cosa que antes no era capaz de transmitir.

Otra novedad ha sido el nuevo administrador de contactos. Hasta ahora siempre he pensado que estaba un poco limitado y parece que con los últimos cambios se ha mejorado mucho en algunos aspectos: operaciones en lote de diferentes contactos, duplicación de información de un mismo contacto, agrupación de contactos, accesos rápidos de teclado, etc. Para ver todas las novedades disponibles podéis consultar el siguiente enlace.

Lo que aún echo un poco de menos es que se pueda realizar la importación o la exportación de contactos, por ejemplo para realizar una copia de seguridad de contactos o su recuperación, con un sólo clic. No es la primera vez que he podido perder por una mala sincronización con Android todos los contactos de mi listín de Gmail y realmente sería de gran ayuda si plantearan una solución para ello. De momento podéis encontrar dichas opciones en el botón ‘More actions‘ de vuestro Contacts de Google.

¿Qué os parecen todos estos cambios? ¿Os han afectado de alguna manera?

Un saludito

Hace meses, por no decir años -aunque realmente no lo recuerdo-, que tengo tres mensajes sin leer en la bandeja de entrada de mi correo electrónico personal. La cosa es que me daba pereza ir pasando páginas del listado de correos que tengo sin saber exactamente qué mensajes estaba buscando. Supongo que en algún período de tiempo, abandoné un poco mi dirección de correo electrónico y me dejé pendientes esos mensajes. Con el paso del tiempo empecé a recibir un buen número de e-mails y lo dejé del todo pendiente. ¡Menos mal que no eran importantes!

La utilidad que hoy os publico es para aquellos que se hayan encontrado en una situación similar y hayan decidido eliminar ese familiar ‘Tiene x mensajes sin leer en su bandeja de entrada‘. El truco es escribir ‘is:unread‘ en la barra de búsqueda de mensajes de nuestro Gmail. Esto trabaja como filtro en el buscador y nos muestra solamente los mensajes ‘No leídos’. Ahora solamente faltaría selecionarlos y apretar el botón ‘Marcar como leídos‘.

Adiós a los mensajes viejos, Hola a los nuevos mensajes!

Un saludo!

Hacía tiempo que no escribía…pero hoy he tenido que realizar la conexión de una cuenta webmail externa a la que tengo en Gmail para tener un backup de dichos mensajes, y he decidido resumiros los pasos por si alguna vez lo necesitáis. Sobretodo, por si os interesa mantener mensajes y archivos adjuntos de dichas cuentas .

Los datos de acceso son correctos tanto para cuentas de Gmail y Google Apps; el proceso para utilizar otro tipo de servicios es el mismo que el que se detallará en esta publicación, pero cambiando los datos del Servidor POP (más información en vuestra página de la cuenta de Hotmail, por ejemplo) y el puerto de conexión.

1. Lo primero de todo es tener nuestra cuenta de Gmail abierta (www.gmail.com).
2. Si miramos la barra de opciones del webmail – aquella que aparece en la parte superior derecha de la página- veremos que al lado de dónde se muestra nuestra dirección de correo electrónico están las opciones de ‘Labs’ (Google Labs) -en algunas versiones-, ‘Settings’ (Herramientas), ‘Help’ (Ayuda), ‘Sign out’ (Cerrar sesión). Para realizar la conexión de la cuenta externa, tendremos que clicar en ‘Settings‘.
3. Una vez en ‘Settings’, vamos al apartado ‘Accounts and Import‘.
4. El siguiente paso es añadir la cuenta que queremos importar. Podemos hacerlo de dos maneras:
   • Desde ‘Import mail and contacts‘ (primera opción de todas)
   • Desde ‘Check mail using POP3‘ (tercer apartado de la lista de acciones) – Esta es la que utilizaremos en este caso.
     
     
5. Nos aparecera la siguiente ventana. Si tenéis desactivados los ‘popups’, acordaros de activarlos para realizar esta operación.
   
   Se debe rellenar el campo de texto con la dirección de correo electrónico que queremos importar y hacer un clic en el botón ‘Next step >>‘.
6. Se abrirá un nuevo formulario con diversos campos que tendremos que rellenar:
   - Username : aquí se debe poner los datos relacionados con el usuario que utilizáis para entrar en el buzón de entrada de ese correo electrónico.

   En el caso de que la cuenta que queramos importar sea de Gmail, sólo necesitaríamos introducir el id de la cuenta (es decir, nombredeusuario@gmail.com sólo necesitaríamos introducir nombredeusuario); en el caso de que queramos importar una cuenta de Google Apps (cuenta del servicio de Google que permite mantener el dominio propio de la empresa que utiliza este servicio) necesitaremos introducir todo el correo electrónico nombredeusuario2@dominio.com. En el caso que queramos importar una cuenta de cualquier otro servicio, también tendremos que introducir todo el correo electrónico como nombre de usuario.

   - Password: introducimos la contraseña o password de la cuenta que hemos añadido, y del usuario que hemos introducido en el campo de texto anterior.

   - POP Server : en el caso de una cuenta de Gmail, o Google Apps, es el mismo servidor POP -> pop.gmail.com. En el caso de ser de otro tipo de servicio tendréis que comprobar cuál es el correcto investigando en vuestra página del servicio (HOTMAIL, MSN, YAHOO…).

   - Puerto : En el caso de una cuenta de Gmail o una que utilice Google Apps es el 995.

   - De las opciones siguientes, yo siempre marco  el uso de conexión SSL y el hecho de añadir una etiqueta para diferenciar todos los emails que puedan llegar de esta nueva cuenta.
   Creo que es interesante el hecho de marcar la última casilla si no queréis que esos correos electrónicos nuevos aparezcan en la bandeja de entrada como nuevos mensajes si no que los archiva automáticamente en la etiqueta que le habéis asignado; esto es al gusto del consumidor, pero en mi caso eran mensajes ya leídos en la cuenta externa y no me interesaba volverlos a leer.

7. Y listo…  Si todo ha ido bien, sólo nos queda esperar a que se descarguen todos los correos electrónicos de la otra cuenta. La duración de esta sincronización dependerá de la cantidad de correos electrónicos que tengáis en la cuenta que queréis importar.

¿Si alguno ha utilizado otros servicios como Hotmail o Yahoo, podéis comentar cuáles serían los datos de acceso para dichas cuentas? Muchas gracias

Espero que os haya servido de ayuda .

Un saludo

El Zend Framework no da soporte a la API de Google Contacts, de momento, así que parte del trabajo que se había realizado para la integración de Youtube y Picasa no servía de mucho -en principio-. He leído en algún foro del Framework que se está trabajando en este nuevo módulo de Zend_GData, pero aún no hay una fecha de salida. Llegados a este punto, no ha quedado más remedio que pasar unas cuantas horas navegando por la red para poder encontrar alguna solución.

La primera de ellas apareció en este post. Después de realizar nuevas clases y aprender un poco el funcionamiento de algunas funciones cUrl, no he conseguido hacerla funcionar finalmente por temas de autentificación y el token de seguridad. Estoy a la espera de recibir un mensaje del desarrollador a ver si nos puede echar una mano en el asunto.

La segunda de ellas apareció de una idea que tuve relacionada con el siguiente post. Del sistema que ya se había montado para Youtube y Picasa se podían añadir unas nuevas operaciones al objeto Zend_GData:

$gdata = new Zend_Gdata($client);
$query = new Zend_Gdata_Query(“http://www.google.com/m8/feeds/contacts/$username/full”);
$feed = $gdata->getFeed($query);
$entries = $gdata->retrieveAllEntriesForFeed($feed);

En nuestro sistema, $client sería un objeto del tipo Zend_Gdata_HttpClient al que le hacemos un set de las cabeceras necesarias para la conexión con los sistemas Google, las llaves privadas y el token de seguridad provisto. Para más información sobre esto, podéis consultar el post de Xavi dónde se explica el proceso que seguimos para sincronizar con Youtube y Picasa. Os comparto el código del método que nos genera dicho objeto $cliente:

private function getClient($singleUseToken){
$fclient = new Zend_Gdata_HttpClient();
$fclient->setHeaders(“X-GData-Key: key=”.’google_key’);
$fclient->setAuthSubPrivateKeyFile(‘path-to-keys’,null, true);
$sessionToken = Zend_Gdata_AuthSub::getAuthSubSessionToken(trim($singleUseToken),$fclient);
$fclient->setAuthSubToken($sessionToken);
return $fclient;
}

Para terminar os comparto el siguiente enlace que será la tercera solución que probaremos. Como se puede ver, es una clase llamada Open Inviter escrita en PHP5 que permite importar contactos de diferentes cuentas y aplicaciones.
Vamos allá!!!

Un saludo desde pingüinos y manzanitas world!