No olvidar nada: una libreta y cuatro notas
| octubre 12, 2011 | Posted by laura under Herramientas |
Hacía tiempo que no podía tomarme un café, tranquilamente, mientras redacto un nuevo post. La verdad es que si te detienes a pensarlo, es un momento realmente romántico (un saludo a todos los románticos 
).
Hace tiempo, también, que la manera de organizarme las tareas diarias era un completo caos: listas de tareas, papeles y papeles de libretas, notitas, calendarios con tareas de colores… A veces es complicado organizarse cuando tienes un montón de interrupciones a lo largo del día. Muchas veces, estas interrupciones acaban siendo un fastidio de lo ‘inútiles’ que son; ‘fastidio’ en el sentido del tiempo que se pierde a la hora de realizar otra tarea mucho más ‘importante’. Y pongo tantas comillas, porque como siempre… todos estos factores acaban siendo relativos.
Cuando hay tantos factores que actúan en contra de tu objetivo, yo por lo menos no he encontrado solución… más que respirar y caer en la cuenta de que aquello que debías hacer realmente deberá esperar. Parece trivial, ¿pero cuantas veces hemos intentado recuperar el tiempo de esa tarea que hemos dejado a medias?¿Cuantas veces nos habremos quedado más horas para acabar una cosa que seguramente podría esperar un día más?
No voy a explicaros el secreto de la productividad , ni mucho menos. Pero voy a explicaros un método que funciona muy bien (por lo menos a mí) cuando no nos encontramos en un caso tan extremo.
Hay días en los que debo cambiar de tarea más de lo que me gustaría y siempre existe el riesgo de olvidarme algún punto importante. Siempre llevo conmigo una libreta y un montón de ‘posits‘ (eah!, véase la NOTA).
- Cada ‘posit‘ se relaciona con una nota, una tarea o un comentario que no debemos olvidar. Si los tenéis de colores y relacionáis cada color con una acción tardaréis menos en diferenciarlos (en mi caso, todos son del mismo color ).
- Cada hoja nueva de libreta, se relaciona con un día nuevo. Coloco la fecha 
.
- En cada hoja que lleno durante el día, voy separando las grandes tareas que voy realizando. Yo lo suelo hacer con una línea horizontal cuando ‘termino’ una tarea.
- Cuando no es posible acabar la tarea, hay que pensar porque no se ha acabado y cuáles serían los puntos a tener en cuenta para poder finalizarla => las escribo en diferentes ‘posits‘ que luego engancho en el espacio correspondiente de la página diaria.
- A medida que vas acabando estas pequeñas tareas relacionadas puedes tacharla del ‘posit‘ correspondiente, o tirarlo directamente. No importa cuando las termines, puedes estar perfectamente con otras tareas y volver a ellas cuando creas conveniente o tengas tiempo para hacerlas. Lo importante es que apuntes todo en el momento preciso para no olvidarlo si tienes que ponerte con ello más adelante.
Al final del día verás que cosas has hecho, con cuantas tareas te has tenido que pelear, y cuantas te quedan por hacer.
Al día siguiente, cuando comienzo una nueva página de la libreta reviso las notas del día anterior y las tareas con las que se relacionan, y me las apunto justo después de escribir la fecha (por eso de no olvidar nada). Con cada tarea que voy revisando durante el día, voy quitando esas notas pendientes (si se puede) para poder ponerme con las cosas del nuevo día. Muchas veces hay notas que pasan de un día a otro, y a otro… y a otro… No pasa nada, lo importante aquí es no olvidar que eso, en concreto, está pendiente.
¿Por qué una libreta y no directamente una agenda? En mi caso creo que con una libreta tengo más espacio que con una agenda de mesa y puedo apuntar más cosas sin que esté tan comprimido, que no se pueda leer. Muchas veces esta libreta me sirve de histórico: muchos problemas futuros pueden haber aparecido en tareas anteriores y estas notas ayudan a saber como poder solucionarlos.
Mucha gente, seguramente, encuentre más productivo hacerlo directamente en una aplicación de calendario (GCalendar o parecido) pero personalmente yo necesito un soporte diferente al ordenador. Con mi trabajo puedo llegar a llenar diferentes escritorios virtuales, y llenar diferentes navegadores con decenas de pestañas … por lo que al final tardo más en encontrar donde está cada cosa, que no buscarlo en una hoja de papel (siempre se acaba limitando, a como mucho unas tres páginas por día).
Como os he dicho anteriormente, no os he contado nada que seguramente no sepáis… pero es una solución que funciona (a mí, por lo menos) a la hora de tener claras las cosas que debes realizar en el día, y sobretodo de no dejarte nada importante de cada una de ellas. Espero que os sea de ayuda 
.
¿Recomendaciones? ¿Vosotros que utilizáis para no olvídaros nada?
NOTA: sea ‘posit‘, una nota adhesiva de color característico amarillo. Por no hacer mucha publicidad
Yo para no olvidarme de nada, uso simplemente la libreta, ordenada también por dias, combinando posits pegados en la pantalla, en la caja del ordenador…
Debería poner un poco de orden en este caos de posits repartidos por el escritorio y ordenarlos en la libreta en la pagina del dia en que debo hacer la tarea, me parece una buena idea.
Me lo apunto!
¡Muy práctico!
Y como bien dices, de nada serviría el hacerlo en una aplicación informática… Es el “appeal” del papel (papeal xD). Y si no, ¡que se lo pregunten al Scrum!
Igualmente, yo si veo que una tarea me va a llevar más de media hora el completarla, suelo desgranarla en sub-tareas más elementales directamente.
Lo que comentas es cierto… pero imagina que estes todo el día haciendo sub-tareas de menos de 30 minutos…. y entra de golpe una urgente, y luego otra… como te acuerdas de donde te quedaste?
. Es útil, sobretodo en esos casos (y yo me encuentro bastantes ^^)
Cuanto “daño” ha hecho trabajar en Scrum… procesos en papel
Muchas gracias por tu comentario Meri!!!
Que la fuerza te acompañe
Gracias por el comentario Jordi
pero es que ami se me caían los posits de las pantallas, sobretodo cuando pasaba la señora de la limpieza y los acababa perdiendo
La verdad es que creo que todos acabamos trabajando casi igual….
Buff… para no olvidar cosas para una persona tan despistada como yo… si me olvido hasta de apuntar las cosas que tengo que recordar!! para no dejarme cosas en los sitios lo que hago es coger rutinas (siempre que salgo de un sitio miro si llevo cartera, móbil y llaves), pero para no olvidarme tareas me cuesta más… procuro apuntarlas en más de un sitio (si es de trabajo, en el código por ejemplo) y la libreta ayuda mucho, pero aún tengo que trabajar este aspecto, tengo que encontrar una rutina, lo de una hoja por dia y ir pasando tareas pendientes podria funcionar… y ahora… vamos a trolear!!! lo siento, pero… posit? postit por favor, que sinó me duelen los ojos!
Ineluky, Ineluky…. no quería hacer propaganda gratuita!!!! que me paguen
Lo pruebas y me cuentas si te cuadra en tus rutinas
Al final sería como un tablón de Scrum pero a menor escala (por el hecho de mover notas adhesivas – ni pa’ ti, ni pa’ mi -)
Muchas gracias por tu comentario!
Mi libreta, mi boli y yo somos una sola :p me va muyyyy bien, aunque no lo separó por días, me organizó para escribir lo importante y no olvidarme de nada. Puede parecer obsoleto pero diariamente recibo tanta información que si no lo apunto… no me acordaría. Es una gran herramienta.
Gracias por compartir tus trucos con el mundo
Gracias por tu comentario normi
!
Obsoleto? Cada uno se organiza como puede… muchísimas gracias por compartir tu método.
Seguro que entre todos podemos mejorar o adoptar algunas de las ideas que están saliendo por aqui.
Normi?!??! XDDDD tendrías que haberte puesto como nick Caracola! ^^